Surat Jalan Adalah: Pengertian, Fungsi dan Contoh dalam Pengiriman Barang – Dalam industri logistik, dokumen legalitas memiliki peranan penting agar operasional berjalan lancar dan aman.
Salah satu dokumen yang perlu disiapkan dalam pengiriman yaitu surat jalan. Surat jalan adalah dokumen formal yang menjadi bukti sah dan dikeluarkan oleh pihak pengiriman.
Fungsinya sebagai surat izin resmi untuk memvalidasi bahwa armada membawa angkutan legal.
Dalam surat jalan barang, tercantum informasi detail mulai dari nama pengirim hingga tanda tangan penerima. Melalui pencatatan yang sistematis ini, perusahaan dapat meminimalisir segala risiko serta mempermudah pengarsipan.
Untuk mengetahui lebih lengkap mengenai surat jalan, berikut pembahasan artikelnya dari Djatgo.
Pengertian Surat Jalan dalam Pengiriman Barang
Surat jalan adalah dokumen penting yang membantu memperlancar proses pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lainnya.
Dalam transaksi pengiriman, peran surat jalan cukup penting, yaitu sebagai pedoman dalam pengaturan logistik. Tujuan adanya dokumen ini yaitu untuk memudahkan pengawasan serta pengendalian pada barang kiriman.
Setiap informasi yang ada pada surat jalan akan memudahkan pihak ekspedisi melakukan pengecekan. Adapun hal yang diperiksa seperti jumlah barang, kondisi paket, serta memastikan jika informasi benar dan tepat.
Biasanya surat jalan terdiri dari beberapa lembar dengan warna berbeda. Di mana lembar berwarna putih untuk penagihan pembayaran, merah untuk dibawa konsumen, serta kuning atau hijau digunakan sebagai arsip.
Penulisan Surat Jalan yang Baik dan Benar
Surat jalan umumnya ditulis dengan format yang berbeda, tergantung jenis serta tujuan pengirimannya. Agar kamu tidak bingung, berikut format penulisan surat jalan yang baik dan benar menurut Djatgo yaitu:
Nomor Surat
Nomor surat merupakan angka unik yang berfungsi untuk mengidentifikasi dokumen tersebut. Biasanya nomor ini berisi angka dan huruf yang bisa kamu gunakan untuk melacak jalannya pengiriman.
Baca Juga : Pengertian Drop Off dalam Pengiriman Barang dan Fungsinya
Tanggal Surat
Dalam surat jalan, tanggal surat wajib dicantumkan. Biasanya tanggal berupa waktu pembuatan dokumen tersebut. Fungsinya agar pihak penerima mengetahui kapan surat jalan tersebut dibuat oleh jasa ekspedisi.
Nama Pengirim dan Penerima
Bagian penting lainnya yang tidak boleh dilewatkan yaitu nama pengirim serta penerima barang. Komponen ini harus dicantumkan dalam surat jalan pengiriman. Tujuannya agar tidak adanya kesalahan saat proses pengiriman berlangsung.
Alamat Lengkap
Sama halnya seperti nama pengirim dan penerima, penulisan alamat lengkap menjadi bagian yang tidak boleh dilewatkan.
Setiap surat jalan harus mencantumkan alamat pengirim serta penerima dengan lengkap, benar, dan akurat. Tujuannya agar meminimalisir kesalahan dalam proses pengiriman.
Rincian Barang
Informasi mengenai barang perlu dijelaskan secara rinci dalam surat jalan. Umumnya rincian berisi tentang jenis, jumlah paket, ukuran, serta berat barang.
Tujuan informasi ini perlu dijelaskan secara rinci agar memudahkan kamu dan penerima barang dalam mengkonfirmasi pesanan.
Tanda Tangan Penerima
Ketika barang diterima, penerima perlu memberikan tanda tangan. Hal tersebut menjadi bukti jika barang telah diterima dengan baik. Dengan begitu, maka proses transaksi jual beli telah berhasil dilakukan.
Contoh Surat Jalan
Ada berbagai contoh surat jalan berdasarkan jenis usahanya. Adapun contoh-contohnya yang telah Djatgo susun antara lain yaitu:
Contoh Surat Jalan Industri Manufaktur
Perusahaan manufaktur umumnya menggunakan surat jalan untuk mengirim barang setengah jadi, bahan baku, maupun produk jadi. Adapun contohnya seperti:
Bahan baku plastik PP 100 kg
Komponen mesin tipe B sebanyak 250 unit
Produk jadi kemasan 2000 pcs
Untuk kebutuhan manufaktur, biasanya perusahaan mencantumkan satuan yang tepat. Adapun satuan yang sering digunakan seperti kilogram, liter, meter, dus, unit, maupun pallet.
Baca Juga : Packing Adalah : Fungsi, Jenis, dan Cara Mengamankan Barang
Contoh Surat Jalan Industri Retail
Umumnya industri retail menggunakan surat jalan untuk mengirim barang dari gudang pusat ke toko, cabang, maupun pelanggan. Adapun contohnya yaitu:
15 pcs pakaian pria ukuran L
10 pcs pakaian pria ukuran M
7 pcs celana jeans untuk wanita
20 pcs tas selempang wanita
Jika ada jenis barang yang berbeda ukuran maupun warna, pihak pengirim akan mencantumkan detail pada kolom keterangan secara lengkap.
Kirim Barang Resmi Lewat DjatGO
Umumnya surat jalan diberikan ketika kamu melakukan pengiriman secara resmi. Adapun cara kirim barang resmi lewat Djatgo yaitu:
Customer Menghubungi Djatgo
Langkah awal yang perlu kamu lakukan yaitu menghubungi pihak ekspedisi. Kamu bisa menghubungi pihak jasa kirim melalui form yang berada pada halaman website.
Isilah form tersebut, nantinya kamu akan terhubung langsung pada kontak marketing Djatgo.
Marketing Melayani Request Order
Tak beberapa lama marketing akan membalas pesan kamu. Beritahu segala kebutuhan pengirimanmu secara lengkap, nantinya pihak ekspedisi akan menindaklanjuti keinginan kamu dengan cepat.
Penjemputan Barang
Setelah melakukan konsultasi, nantinya barang kamu akan dijemput langsung oleh pihak ekspedisi. Berikan informasi mengenai alamat penjemputan, jumlah, dimensi, serta berat barang.
Tujuannya agar pihak ekspedisi dapat menyesuaikan armada yang digunakan untuk penjemputan.
Perhitungan Barang
Setelah barang tiba di gudang, nantinya paket akan dihitung sesuai volume serta beratnya. Hasil perhitungan akan digunakan untuk menentukan ongkos kirim yang perlu kamu bayar.
Payment Agreement
Setelah itu, tim marketing akan memberikan invoice ke kamu mengenai jumlah ongkir pengiriman.
Untuk pembayaran, kamu bisa melakukannya dengan dua cara, yaitu transfer bank dan datang langsung ke kantor ekspedisi.
Baca Juga : Arti Overload Pengiriman : 7 Penyebab serta Cara Mengatasinya
Proses Pengiriman
Setelah proses pembayaran selesai, pihak jasa kirim akan menjadwalkan pengiriman barang kamu. Nantinya kamu akan mendapatkan nomor resi yang bisa digunakan untuk melacak keberadaan barang.
Penerimaan Barang
Dalam hitungan waktu, barang kamu akan tiba di alamat tujuan. Cepatnya barang tiba tergantung dari beberapa faktor.
Adapun faktor-faktornya yaitu rute pengiriman, moda transportasi, serta cuaca ekstrem.
Demikian penjelasan mengenai surat jalan dan contohnya. Sederhananya, surat jalan adalah dokumen penting yang berguna untuk memperlancar proses pengiriman.
Tanpa adanya surat jalan, pengiriman barang kamu akan terkendala.
FAQ
Apa itu surat jalan?
Surat jalan adalah dokumen penting yang membantu memperlancar proses pengiriman barang dari satu pihak ke pihak lainnya.
Surat jalan pengiriman barang untuk apa?Ā
Tujuan adanya dokumen ini yaitu untuk memudahkan pengawasan serta pengendalian pada barang kiriman.
Setiap informasi yang ada pada surat jalan akan memudahkan pihak ekspedisi melakukan pengecekan.
Apa kegunaan setiap lembar pada surat jalan?
Biasanya surat jalan terdiri dari beberapa lembar dengan warna berbeda.
Di mana lembar berwarna putih untuk penagihan pembayaran, merah untuk dibawah konsumen, serta kuning atau hijau digunakan sebagai arsip.
Kenapa alamat pada surat jalan harus ditulis lengkap?
Setiap surat jalan harus mencantumkan alamat pengirim serta penerima dengan lengkap, benar, dan akurat. Tujuannya agar meminimalisir kesalahan dalam proses pengiriman.
