Kenali Arti Delivery Order, Fungsi, dan Mekanismenya – Pada sistem pengiriman barang, ada istilah delivery order yang selalu muncul saat kegiatan pengiriman berlangsung.
Istilah tersebut memiliki peran sebagai dokumen bukti perjanjian antara penjual dan pembeli. Informasi yang dimuat berupa nama pengirim, alamat, jumlah barang, serta nama dan alamat penerima.
Bagi kamu yang sedang menjalankan suatu bisnis, mengetahui arti delivery order akan membantu dalam mengelola operasional menjadi lebih tepat.
Untuk mengetahui penjelasan lengkap mengenai istilah delivery order, yuk baca pembahasan di bawah ini.
Apa Itu Delivery Order
Delivery order adalah salah satu dokumen penting yang ada di dunia industri logistik. Dokumen ini mengizinkan pemberangkatan cargo dari pengangkut ke pihak yang ditunjuk.
Delivery order sering dianggap sama seperti surat jalan, padahal keduanya memiliki perbedaan yang cukup terlihat jelas.
Untuk menyusun dokumen, biasanya akan disesuaikan dengan kesepakatan antara pihak penjual dan juga pembeli.
Sehingga dokumen berisi informasi secara detail mengenai barang yang dipesan sebelumnya. Dokumen ini juga akan diberikan kepada staff gudang agar dapat menyiapkan produk yang dikirim.
Delivery order akan dijadikan pedoman saat menyusun surat jalan karena nantinya akan dibawa oleh kurir ketika melakukan pengantaran menuju lokasi yang sebelumnya sudah disebutkan oleh pembeli.
Fungsi Delivery Order
Delivery order memiliki fungsi yang berhubungan dengan kepentingan pengiriman barang agar tiba di tujuan dengan aman.
Berikut beberapa fungsi delivery order yang perlu kamu ketahui dari pembuatan dokumen penting ini:
- Sebagai Dokumen Resmi: dokumen akan menunjukkan jika penjual sudah memproses pemesanan barang ke pihak ekspedisi secara detail. Tanpa adanya delivery order, pihak penjual tidak memiliki bukti cukup kuat jika kesalahannya dilakukan oleh pihak ekspedisi yang mengirimkan barang.
- Bukti Pengiriman: dokumen delivery order menunjukkan jika penjual sudah mengirimkan pesanan sesuai kesepakatan. Dokumen ini dapat membuat pembeli merasa lebih aman karena barang yang dipesan telah diberikan kepada kurir.
- Melacak Paket: delivery order berfungsi sebagai identitas barang yang dikirim oleh jasa ekspedisi ke alamat pembeli. Dengan adanya nomor resi pengiriman, kamu dapat melacak posisi barang, apakah sudah dibawa oleh kurir atau masih berada di gudang.
- Menjadi Perjanjian Pengiriman: perjanjian pengiriman yang dibuat oleh penjual dan jasa ekspedisi barang. Jika terjadi sesuatu, kamu dapat mengambil tindakan sesuai aturan yang berlaku.
Mekanisme Penerbitan Delivery Order
Ada beberapa mekanisme penerbitan delivery order hingga nantinya barang tiba ke pembeli. Berikut mekanisme penerbitan dokumen delivery order dalam pengiriman barang:
Pembeli Melakukan Pemesanan
Pihak pembeli akan memesan barang secara rinci seperti memperhatikan jenis barangnya, jumlah barangnya, alamat pengiriman, serta metode pembayaran yang akan digunakan.
Baca Juga : FOT Adalah : Keuntungan, Tahapan, dan Cara Mengoptimalkan
Penjual Melakukan Verifikasi
Setelah menerima pesanan dari pembeli, penjual akan memeriksa stok barang yang ada. Setelah itu, nantinya penjual akan memvalidasi ketersediaan barang yang dipesan.
Jika semua sudah selesai, penjual akan melakukan verifikasi pesanan untuk memastikan semuanya sesuai.
Pembuatan Delivery Order
Setelah pesanan telah disetujui, penjual akan menyiapkan delivery order yang berisi informasi lengkap mengenai pesanan. Informasi yang tercantum meliputi identitas penerima, daftar barang, serta tujuan pengiriman.
Persiapan Pengiriman
Seraya membuat dokumen, barang pesanan akan dipersiapkan dan dicek ulang kondisinya. Jika sudah, barang akan dikemas dengan baik agar tetap aman selama proses pengiriman berlangsung.
Pengiriman Barang
Barang akan masuk ke proses pengiriman melalui jasa ekspedisi pilihan pembeli. Selama proses pengiriman berlangsung, delivery order akan menjadi panduan utama bagi jasa ekspedisi.
Verifikasi Penerima dan Pengambilan Barang
Setelah barang sampai di gudang maupun alamat tujuan, penerima harus menunjukkan delivery order atau identitas yang sesuai untuk mengambil barang.
Verifikasi ini juga sekaligus memberikan tanda tangan penerima sebagai bukti serah terima barang. Dengan melakukan verifikasi, maka barang sudah tiba ke alamat yang benar dan sesuai dengan orderan.
Manfaat Delivery Order pada Sistem Logistik
Delivery order bukan hanya menjadi formalitas administrasi dalam sebuah pengiriman saja.
Namun, dokumen ini juga memiliki peran penting untuk memastikan kelancaran, akurasi, serta efisiensi seluruh proses logistik.
Ada beberapa manfaat utama yang dapat kamu terapkan dalam bisnis, berikut penjelasannya:
- Memberikan Instruksi yang Jelas: sebagai perintah tertulis yang tegas dari penjual ke pihak jasa ekspedisi yang ditugaskan. Hal ini sangat efektif untuk mencegah kebingungan mengenai barang apa yang boleh diambil dan ke mana tujuannya harus dikirim.
- Memastikan Akurasi Pengambilan Barang: dokumen ini akan membantu tim gudang saat menyiapkan barang dan pihak logistik saat mengambilnya. Mereka dapat mencocokkan fisik barang yang diambil sesuai data yang tertera di delivery order.
- Menjadi Dokumentasi Resmi: delivery order yang diterbitkan akan menjadi catatan resmi dari suatu rencana pengiriman yang akan berjalan. Dokumen ini berfungsi sebagai referensi utama bagi penjual maupun pihak jasa ekspedisi mengenai barang yang akan keluar dari area gudang.
- Memperlancar Proses Serah Terima: penggunaan delivery order menciptakan prosedur standar yang efisien saat serah terima barang dari penjual ke pihak jasa ekspedisi. Semua pihak yang terkait akan mengetahui dokumen apa yang harus disiapkan, diperiksa, serta ditandatangani.
- Membantu Menyelesaikan Masalah: jika terjadi suatu masalah selama proses pengiriman, delivery order dapat menjadi alat bantu penting. Dokumen ini akan menyediakan data awal yang akurat mengenai instruksi dan barang yang seharusnya diproses serta dikirim.
Baca Juga : Apa itu ETA dan Perbedaan dengan ETD dalam Logistik
Perbedaan Delivery Note dan Delivery Order
Jika tidak diperhatikan dengan detail, kamu mungkin tidak mengetahui perbedaan antara delivery order dan delivery note.
Sekilas kedua dokumen tersebut memang mirip, namun sebenarnya memiliki perbedaan yang terlihat jelas. Berikut perbedaan delivery order dan delivery note dalam suatu pengiriman:
|
No. |
Poin | Delivery Order |
Delivery Note |
|
1. |
Fungsi | Sebagai bukti pengantar barang yang sudah dikirimkan ke pembeli. | Sebagai bukti permintaan pengiriman barang dari pembeli ke penjual. |
|
2. |
Pembuat dokumen | Dibuat dan dikeluarkan oleh distributor atau penjual. | Biasanya dibuat oleh pihak pengirim barang. |
|
3. |
Pemegang dan pengguna | Dipegang oleh pihak jasa ekspedisi atau kurir yang bertugas. | Dokumen dipegang oleh pengirim dan penerima barang. |
|
4. |
Isi dokumen | Informasi mengenai jenis, jumlah, serta kondisi barang yang dikirim. | Informasi mengenai jenis barang, jumlah barang, serta alamat pengiriman. |
|
5. |
Tanda tangan | Biasanya tidak memerlukan tanda tangan secara langsung. | Wajib untuk ditandatangani oleh penerima barang. |
|
6. |
Bukti asuransi | Biasanya tidak digunakan sebagai bukti utama dalam klaim asuransi. Fokusnya hanya pada otorisasi serta instruksi pengiriman awal. | Sebagai alat bukti ketika ingin mengklaim asuransi atas kehilangan maupun kerusakan barang. |
|
7. |
Dokumen legal | Menjadi instruksi legal dari penjual ke jasa ekspedisi yang memberikan tugas untuk melaksanakan pengiriman sesuai detail. | Menjadi bukti legal yang sah mengenai serah terima barang yang terjadi antara pengirim dan penerima. |
Baik itu delivery order maupun delivery note, keduanya memiliki peran masing-masing dalam proses logistik.
Kedua dokumen tersebut memiliki keunggulan serta kekurangannya sendiri, sehingga kamu perlu mempertimbangkan apakah pengiriman barang yang dilakukan menggunakan delivery order atau delivery note.
Memahami delivery order di setiap tahapan dalam proses pengiriman dapat membantu bisnis kamu menjadi lancar.
Selain itu, memahami pemahaman delivery order juga dapat memastikan pelanggan menerima pesanan mereka sesuai dengan persyaratan yang telah dijanjikan.
FAQ
Apa fungsi delivery order?
Delivery order memiliki fungsi yang berhubungan dengan kepentingan pengiriman barang agar tiba di tujuan dengan aman.
Apa arti dari delivery order?
Delivery order adalah dokumen penting dalam dunia industri rantai pasok dan juga logistik.
Delivery order dikeluarkan oleh siapa?
Dibuat dan dikeluarkan oleh distributor atau penjual.
Apa perbedaan delivery order dan delivery note?
Delivery order berfungsi sebagai bukti pengantar barang yang sudah dikirimkan ke pembeli. Sedangkan delivery note berfungsi sebagai bukti permintaan pengiriman barang dari pembeli ke penjual.
